სტუმრების ბაზა: დოკუმენტები, ვიზიტების ისტორია, შავი სია და Excel

ყოველი ჯავშანი სტუმარს ეკუთვნის, სტუმრები კი ერთ ბაზაშია — გვერდი „სტუმრები“ („სტუმრების ბაზა — ვიზიტების ისტორია, დოკუმენტები, შავი სია“). ბაზა თავისით ივსება ჯავშნების ფორმიდან; განმეორებით მოსულ სტუმარს მეორედ აღარ ქმნით — ჯავშნისას ის სიიდან ირჩევა (თავი ახალი ჯავშანი).

ძებნა და ფილტრი

• ველი „სახელი, გვარი, ტელეფონი, დოკუმენტის ნომერი…“ — ეძებს აკრეფისას (სახელით, გვარით, ელ-ფოსტით, დოკუმენტის ნომრით, ტელეფონის ციფრებით);
• „ყველა“, „ახლა სასტუმროში“ (შესახლებული სტუმრები), „შავი სია“.

სვეტები: სტუმარი (ნიშნებით „შავი სია“ და „სასტუმროშია“), დოკუმენტი, მოქალაქეობა, ტელეფონი, ვიზიტები (შესახლებული და გაწერილი ჯავშნები), ბოლოს (ბოლო ჯავშნის შესვლის თარიღი — მომავალი ჯავშანიც ითვლება), დახარჯა (ოთახის ღამეების ჯამი — ბარი, რესტორანი და სერვისები აქ არ ითვლება).

სტუმრის ბარათი

სტრიქონზე დაჭერა ხსნის ბარათს: სათაურში — „4 ვიზიტი · დახარჯა 1 905,00 ₾“, ქვემოთ — ველები და „ვიზიტების ისტორია“: ჯავშნის ნომერი, ოთახი და ტიპი, პერიოდი, ღამეები, თანხა, სტატუსი.

„შენახვა“ — ცვლილება აქტიური ჯავშნების სახელსა და ტელეფონზეც გადადის (კალენდარში ახალი სახელით ჩანს).

ახალი სტუმარი

„ახალი სტუმარი“ → შეავსეთ ველები → „შენახვა“. ჩვეულებრივ ეს საჭირო არ არის — სტუმარი ჯავშნისას იქმნება; ხელით დამატება გამოგადგებათ, მაგ., ძველი სტუმრების გადმოსატანად.

შენიშვნა: სტუმრების მასობრივი იმპორტი (Excel-იდან) 2.38-ში არ არის; ექსპორტი — არის (იხ. ქვემოთ).

შავი სია

ადმინისტრატორი და მენეჯერი სტუმრის ბარათში ხედავს „შავ სიაში“ — მონიშვნისას ჩნდება ველი „მიზეზი“ (მაგ. „ოთახი დააზიანა, ანგარიში ბოლომდე არ გადაიხადა“) → „შენახვა“.

შავ სიაში მყოფი სტუმარი:

• სიაში და ძებნაში წითელი ნიშნით ჩანს („შავ სიაშია“); ჯავშნის ფორმა ამბობს „სტუმარი შავ სიაშია — …“;
• კალენდარში მისი ზოლი 🛡 ნიშნით;
• ახალ ჯავშანს ვერ მიიღებს (2.38-ში ფორმა მენეჯერსაც არ აძლევს — ჯერ მოხსენით შავი სიიდან);
• შესახლებას მხოლოდ ადმინისტრატორი ან მენეჯერი ახერხებს.

შავი სიიდან მოხსნა — იგივე მონიშვნის მოხსნა და „შენახვა“. რეცეფციონისტი შავ სიას ვერ ცვლის.

Excel

ღილაკი „Excel“ ჩამოტვირთავს ეკრანზე ნაჩვენებ სიას (ფილტრითა და ძებნით): სახელი, გვარი, დოკუმენტი, ნომერი, მოქალაქეობა, დაბადება, ტელეფონი, ელ-ფოსტა, ვიზიტები, ბოლო ვიზიტი, დახარჯა, შავი სია. მაგ. „ახლა სასტუმროში“ → „Excel“ — დღევანდელი სტუმრების სია.

შენიშვნა: პროგრამა სტუმრების სიას სახელმწიფო უწყებებში (მაგ. საზღვრის / მიგრაციის სამსახურისთვის) თავისით არ აგზავნის და ასეთი ანგარიშის მზა ფორმა 2.38-ში არ არის — საჭიროებისას გამოიყენეთ Excel-ის ჩამოტვირთვა.

სტუმრის წაშლა

ადმინისტრატორი ან მენეჯერი სტუმარს წაშლის („წაშლა“ ბარათის ქვემოთ), მხოლოდ თუ მას ჯავშანი არასოდეს ჰქონია. ვიზიტების ისტორიის მქონე სტუმარი არ იშლება („სტუმარს ჯავშნების ისტორია აქვს — წაშლა არ შეიძლება“).

ყურადღება: სტუმრების ბაზა პერსონალურ მონაცემებს ინახავს (დოკუმენტის ნომერი, დაბადების თარიღი, ტელეფონი). წვდომა მიეცით მხოლოდ საჭირო თანამშრომლებს, Excel-ის ფაილები კი გარეთ ნუ გაგზავნით.