Activi Hotel: მიმოხილვა, დაყენება და პირველი გაშვება

Activi Hotel არის მცირე და საშუალო სასტუმროს, სასტუმრო სახლისა და გესთჰაუსის მართვის პროგრამა: ჯავშნების კალენდარი (ე.წ. „შახმატკა“), ნომრები დღეს, შესახლება და გაწერა, სტუმრის ფოლიო ავანსით, ოთახის ტიპები, სეზონური ფასები, ჯგუფები და კომპანიები, სტუმრების ბაზა, დასუფთავება, ბარი, რესტორანი და მინიბარი „ნომერზე ჩაწერით“, სალაროს დახურვა, ანგარიშები (დატვირთვა, ADR, RevPAR) და ბუღალტერია — ერთ ფანჯარაში.

ეს სახელმძღვანელო აღწერს ვერსიას 2.38. ყველა სურათი და ციფრი აღებულია ნამდვილი პროგრამიდან — სანიმუშო 18-ოთახიანი სასტუმროდან „ძველი აივანი“, რომელიც ერთი თვე „მუშაობდა“. სტუმრების სახელები, დოკუმენტები და ტელეფონები გამოგონილია.

მთავარი ცნებები

ყოველი ავანსი, ნომერზე ჩაწერა და გაწერა ჩვეულებრივი ჩეკია: ის ჩანს გვერდზე „გადახდები“, ითვლება სალაროს დახურვისას და ბუღალტერიაში თავისით ტარდება.

სისტემური მოთხოვნები

• ოპერაციული სისტემა: Windows 10 ან Windows 11, 64-ბიტიანი.
• დამატებითი პროგრამები: არ სჭირდება — მონაცემთა ბაზა პროგრამაშივეა ჩაშენებული.
• ინტერნეტი: ყოველდღიური მუშაობა ინტერნეტის გარეშეც შეიძლება. ინტერნეტი საჭიროა ლიცენზიისთვის, განახლებებისთვის, RS.ge-სთვის და დახმარების მოთხოვნისთვის.
• აპარატურა (არასავალდებულო): ჩეკის პრინტერი, ფულის უჯრა, ბარათის ტერმინალი, ფისკალური აპარატი, სამზარეულოს ქსელური პრინტერები; რეცეფციის მეორე კომპიუტერი, ტაბლეტი მიმტანისთვის ან დამლაგებლისთვის — იმავე ქსელში (თავი ქსელი, ტაბლეტები და ბაზები).

დაყენება

1. ჩამოტვირთეთ ინსტალერი გვერდიდან activi.ge/download. ფაილს ჰქვია Activi-Hotel-Setup-ვერსია.exe (მაგალითად Activi-Hotel-Setup-2.38.0.exe).
2. გაუშვით ფაილი. თუ Windows იკითხავს ნებართვას, დაადასტურეთ.
3. წაიკითხეთ და მიიღეთ სალიცენზიო შეთანხმება.
4. საჭიროებისას შეცვალეთ დაყენების საქაღალდე (ჩვეულებრივ ნაგულისხმევი ჯობს).
5. დაასრულეთ. სამუშაო მაგიდაზე და Start მენიუში ჩნდება მალსახმობი „Activi Hotel“ და პროგრამა თავისით იხსნება.

შენიშვნა: ინსტალერი თან აყენებს Activi Remote-ს — დისტანციური დახმარების პროგრამას (თუ კომპიუტერზე უკვე არის, მეორედ აღარ დგება). რისთვის გამოიყენება — თავი დახმარება და Activi Remote.

პირველი გაშვება: რომელ ბაზაზე იმუშავებს

Activi Hotel იყენებს Activi-ის მთავარ ბაზას — იმავეს, რასაც Activi POS და Activi Rest (%APPDATA%\CloudPos\data).

• თუ კომპიუტერზე Activi-ის სხვა პროგრამის მონაცემები ჯერ არ არის, პროგრამა არაფერს გეკითხებათ: ქმნის ბაზას და გიჩვენებთ შესვლის ფანჯარას.
• თუ კომპიუტერზე უკვე მუშაობს, მაგალითად, Activi POS თავისი მაღაზიით, პირველ გაშვებაზე ჩნდება კითხვა „ამ კომპიუტერზე უკვე არის ბაზა“ ორი ღილაკით:

არჩევანი შემდეგ შეიძლება შეიცვალოს „პარამეტრები“ → „მონაცემები“ → „ბაზები“ ბარათიდან (თავი ქსელი, ტაბლეტები და ბაზები).

ახალ ბაზაში უკვე არის:

• სამი სართული და 18 ოთახი — 101–106, 201–206, 301–306; თითო სართულზე ოთხი „სტანდარტი“ (2 ადგილი, 120 ₾) და ორი „ლუქსი“ (4 ადგილი, 220 ₾). შეცვალეთ ისინი თქვენი სასტუმროს მიხედვით (თავი ოთახები, ტიპები, ფასები და წესები);
• რესტორნის ორი მოწყობილი დარბაზი და სამი სამზარეულოს სადგური (თავი ბარი, რესტორანი და სამზარეულო);
• სამი მომხმარებელი (იხ. ქვემოთ).

სტუმრები, ჯავშნები და მენიუ ცარიელია.

შენიშვნა: ახალ ბაზას სახელად „Activi მარკეტი“ ჰქვია — სასტუმროს სახელი შეცვალეთ „პარამეტრები“ → „მაღაზია“ → „მაღაზიის დასახელება“ (ის ჩეკზე და შესვლის ფანჯარაში ჩანს).

დემო ბაზა სავარჯიშოდ

პროგრამის გასაცნობად შექმენით ცალკე დემო ბაზა: „პარამეტრები“ → „მონაცემები“ → „ბაზები“ → „ახალი ბაზა“, მონიშნეთ „დემო მონაცემებით“ → „შექმნა“ → „გახსნა“. დემოში არის ოთხი ოთახის ტიპი, სეზონები, 40 სტუმარი (ერთი შავ სიაში), გასული თვის გაწერილი სტუმრები, ახლა შესახლებულები ბარით, რესტორნითა და მინიბარით, დღევანდელი მოსვლები და გასვლები, ორი ჯგუფი, no-show, გაუქმება და მომავალი თვის ჯავშნები. სამუშაო ბაზა ამით არ იცვლება.

შენიშვნა: 2.38-ში „დემო მონაცემებით“ ღილაკის ქვეშ წარწერა ლომბარდის დემოს აღწერს („სესხი ისტორიით…“) — შეიქმნება სასტუმროს დემო. დემოში ასევე რჩება სანიმუშო მაღაზიის საქონელი (მაგ. რძე, პური, სარეცხი ფხვნილი) — ეს ვარჯიშს არ უშლის.

სად ინახება მონაცემები: %APPDATA%\CloudPos\data (ან data-cloudhotel, თუ ცალკე ბაზა აირჩიეთ; დამატებითი ბაზები — db-1, db-2…). პროგრამის წაშლა ან განახლება ბაზას არ შლის.

შესვლა

1. ველში „მომხმარებელი“ აკრიფეთ შესასვლელი სახელი ან დააჭირეთ ისარს და აირჩიეთ თავი სიიდან.
2. ველში „პაროლი“ აკრიფეთ პაროლი. სენსორულ ეკრანზე დააჭირეთ ბადის ხატულას — გამოჩნდება ციფრების კლავიატურა; „თვალის“ ღილაკი აჩვენებს აკრეფილს.
3. „დამახსოვრება“ ამ კომპიუტერზე იმახსოვრებს მომხმარებლის სახელს (პაროლს — არა).
4. დააჭირეთ „შესვლა“ (ან Enter).

ქვედა ველი „ბაზა / სერვერი“ აჩვენებს, რომელ ბაზაზე შედიხართ; ზედა მარჯვენა ⚙ ღილაკი ხსნის „სერვერების კონფიგურაციას“ (ქსელისთვის). მარცხნივ წერია: „სასტუმროს მართვა — ჯავშნები, შესახლება, ფოლიო და ნომრების მდგომარეობა.“

საწყისი მომხმარებლები

ყურადღება: საწყისი პაროლები ყველასთვის ცნობილია და პროგრამა მათ შეცვლას არ გაიძულებთ. პირველივე დღეს შეცვალეთ ისინი („ჩემი პროფილი“ → „პაროლის შეცვლა“) და თითოეულ რეცეფციონისტს შეუქმენით საკუთარი ანგარიში — თავი თანამშრომლები.

შესვლის შეცდომები

• „მომხმარებლის სახელი ან პაროლი არასწორია“ — შეამოწმეთ ორივე.
• „კლავიატურა ქართულზეა…“ — სახელი და პაროლი ლათინურად იკრიფება; გადართეთ კლავიატურა.
• 5 არასწორი ცდის შემდეგ ანგარიში 15 წუთით იბლოკება; ადმინისტრატორს შეუძლია ბლოკი მოხსნას („თანამშრომლები“ → „ბლოკის მოხსნა“).
• „ანგარიში დეაქტივირებულია“ — ადმინისტრატორმა ანგარიში გამორთო.

შესვლის შემდეგ ყველა — ადმინისტრატორიც და რეცეფციონისტიც — პირდაპირ „ჯავშნები / ნომრები“ გვერდს ხედავს (კალენდარს). პროგრამა სრულ ეკრანზე იხსნება (F11 — ჩართვა/გამორთვა).

პირველი დღის გეგმა

1. „პარამეტრები“ → „მაღაზია“: სასტუმროს დასახელება, მისამართი, ტელეფონი, ს/კ, დღგ, ჩეკის ბოლო ტექსტი (თავი პრინტერი, ფისკალური აპარატი და ტერმინალი).
2. „სასტუმროს პარამეტრები“: შესვლისა და გასვლის საათი, შაბათ-კვირის ღამეები, გაუქმების წესი, ქალაქის გადასახადი; ოთახის ტიპები ფასებით, სეზონები, სართულები და ოთახები (თავი ოთახები, ტიპები, ფასები და წესები).
3. ბარი, მინიბარი და რესტორანი: კატეგორიები და პროდუქცია ფასებით, მარაგის შეტანა (თავები ბარი, რესტორანი და სამზარეულო და მენიუ, მარაგი და მომწოდებლები).
4. კომპანიები: ტურისტული სააგენტოები და ორგანიზაციები, რომლებიც სტუმრებს გიგზავნიან („კომპანიები / დებიტორები“).
5. თანამშრომლები: რეცეფციონისტები, მიმტანი, მენეჯერი; საწყისი პაროლების შეცვლა.
6. სცადეთ: გააკეთეთ ჯავშანი ავანსით, შეასახლეთ სტუმარი, ჩაუწერეთ ნომერზე ყავა ბარიდან და გაწერეთ (თავები ახალი ჯავშანი, ფოლიო და გაწერა და გადახდა).

რას შეიცავს სახელმძღვანელო

1. რეცეფცია: პროგრამის ფანჯარა, ოთახები, ტიპები და ფასები, ჯავშნების კალენდარი, ახალი ჯავშანი, ნომრები დღეს და შესახლება, ფოლიო, გაწერა და გადახდა, ჯგუფები და კომპანიები, სტუმრები, დასუფთავება.
2. ბარი, რესტორანი და საწყობი: ბარი, რესტორანი და სამზარეულო, მენიუ, მარაგი და მომწოდებლები.
3. ფული და ანალიზი: გადახდები და დაბრუნება, სალაროს დახურვა, ანგარიშები.
4. ადმინისტრირება: თანამშრომლები, მოწყობილობები, ქსელი და ბაზები, ბექაპი, ლიცენზია, განახლებები, დახმარება, ბუღალტერია, ხშირი კითხვები.