ჯგუფები, კომპანიები, ინვოისები და კომპანიის დავალიანება

ჯგუფი

ჯგუფი არის რამდენიმე ოთახის ჯავშანი ერთ სახელქვეშ (თავი ახალი ჯავშანი — „ჯგუფი (რამდენიმე ოთახი)“). ჯგუფის ჯავშნებს კალენდარში 🔗 ნიშანი და ჯგუფის სახელი აქვს, ბარათზე კი — ნიშანი „კონფერენცია — … · ერთი გადამხდელი“ და ბლოკი „ჯგუფის ოთახები“ (თითო ოთახი, სტუმარი და სტატუსი).

მაგალითი: კონფერენცია, ერთი გადამხდელი

„კონფერენცია — კავკასიური კონფერენციები“: ოთახები 302 (დელუქსი) და 206 (ლუქსი), 6 → 9 ოქტომბერი, ფასდაკლება 10%, წყარო „სააგენტო“, შენიშვნა „საუზმე ფასში“.

29 სექტემბერს კომპანიამ გადმორიცხა ავანსი 500 ₾ → გადასახდელი 1 003 ₾.

ჯგუფთან მუშაობა

• შესახლება: ნებისმიერ ოთახზე — „შესახლება“ (მხოლოდ ეს ოთახი) ან „მთელი ჯგუფის შესახლება“.
• ავანსი: ჯგუფის ნებისმიერი ოთახის ბარათიდან — ის საერთო ფოლიოში მიდის.
• ნომერზე ჩაწერა: ბარი და რესტორანი კონკრეტულ ოთახს ირჩევს; საერთო ფოლიოში ეს ყველაფერი ერთად ჩანს.
• გაწერა: „ჯგუფის გაწერა“ ერთდროულად აწერს ჯგუფის ყველა შესახლებულ ოთახს (ერთი ჩეკი, ხაზი თითო ოთახზე). „თითო ოთახი ცალკე“ ჯგუფს ცალ-ცალკე აწერთ.
• ერთი ოთახის გაუქმება: „გაუქმება“ ამ ოთახზე — დანარჩენი რჩება; ჯგუფის ავანსი დანარჩენ ოთახებს რჩება.
• გადამხდელის შეცვლა შეუძლებელია, როცა ჯგუფს უკვე აქვს ავანსი ან გაწერა.

შენიშვნა: ჯგუფის ყველა ოთახი ხელმძღვანელის სახელზე იწერება. თითოეული ოთახის სტუმრის სახელის ცალკე ჩაწერა ჯგუფურ ფორმაში 2.38-ში არ არის — საჭიროებისას შეცვალეთ ოთახის ჯავშანი „რედაქტირებით“ (სტუმრის ველები). ცალკე „ჯგუფების“ გვერდი არ არის: ჯგუფს კალენდრიდან, მისი რომელიმე ოთახით ხსნით.

კომპანიები / დებიტორები

ტურისტული სააგენტოები, ორგანიზაციები, რომლებიც სტუმრებს აგზავნიან, ინახება გვერდზე „კომპანიები / დებიტორები“ (გვერდის სათაური — „მომხმარებლები“): „ახალი მომხმარებელი“ → სახელი (მაგ. შპს „სანიმუშო ტური“), ტელეფონი, ელ-ფოსტა, ს/კ, მისამართი → „შენახვა“. სიაში ჩანს კონტაქტი, ჩეკები, ჯამი, ბოლო ვიზიტი და ვალი.

კომპანია გამოიყენება:

• ფოლიოს გადახდის წესში — „ინვოისით“ ან „კომპანიის ანგარიშზე“ (თავი ფოლიო);
• გაწერისას — „კომპანია იხდის?“ → „კომპანიის ანგარიშზე (ინვოისი)“: თანხა ემატება კომპანიის ვალს (თავი გაწერა და გადახდა);
• ინვოისში — რეკვიზიტები (სახელი, ს/კ, მისამართი) თავისით ივსება.

დავალიანების მიღება

როცა კომპანია იხდის, ვალიან კომპანიასთან — „გადახდა“ → „ნისიის გადახდა“ → „გადასახდელი თანხა (₾)“ → „გადახდა“ („… ჩამოიწერა ვალიდან“).

კომპანიის ბარათში (სახელზე დაჭერა) ჩანს მისი ჩეკები და გადახდები.

ყურადღება: ამ ფანჯრით მიღებული თანხა პროგრამა ნაღდად ითვლის — ის ემატება სალაროს მოსალოდნელ ნაღდს და ბუღალტერიაში სალაროში (1000) ტარდება. თუ კომპანიამ ბანკში გადმორიცხა, 2.38-ში გადახდის სახის („გადმორიცხვა“) არჩევა აქ არ არის: დღის დახურვისას იგივე თანხა გაატარეთ „ნაღდის გატანით“ (მიზეზი „კომპანიის გადმორიცხვა — ბანკი“) ან შეუთანხმდით ბუღალტერს.

ინვოისი ფოლიოდან

ჯავშნის ბარათზე (ადმინისტრატორი და მენეჯერი) — „ინვოისი კომპანიაზე“:

1. „კომპანია (მომხმარებლებიდან)“ — აირჩიეთ სიიდან, ან „— ხელით შეყვანა —“ და შეავსეთ „მყიდველი“, „ს/კ“, „მისამართი“.
2. „გადახდის ვადა“ (არასავალდებულო).
3. „ინვოისის შექმნა“ — „ინვოისი INV-000001 შეიქმნა — 1 503,00 ₾“.

ინვოისში ჩაიწერება ოთახის ღამეები (თითო ოთახზე, სტუმრის სახელით), სერვისები, ბარი/რესტორანი/მინიბარი და ქალაქის გადასახადი; თანხები მოიცავს დღგ-ს (შენიშვნაში წერია „თანხები მოიცავს დღგ-ს 18%: …“). ინვოისი ჩანს ფოლიოს ბლოკში „ინვოისები“, ჯავშნის ნიშანი კი ხდება „ინვოისით“.

ყველა ინვოისი — გვერდზე „ინვოისები“ (ადმინისტრატორი და მენეჯერი): ნომერი, მყიდველი, თარიღი, თანხა და სტატუსი („გამოწერილი“, „გადახდილი“, „გაუქმებული“). ინვოისზე დაჭერით — ბეჭდვა (ქართულად, ინგლისურად ან რუსულად) და „გადახდილად მონიშვნა“; ღილაკით „ახალი ინვოისი“ — ინვოისი ხელით, ჯავშნის გარეშე. „გადახდილად მონიშვნა“ მხოლოდ ინვოისის სტატუსს ცვლის — კომპანიის ვალს არა.

ყურადღება: ინვოისი დოკუმენტია და ფულს არ მოძრაობს: ის არც ფოლიოს ხურავს, არც კომპანიის ვალს ზრდის. გადახდა მაინც გაწერით აღირიცხება — ან კომპანიის თანხა მიიღეთ („გადმორიცხვა“) გაწერისას, ან გაწერეთ „კომპანიის ანგარიშზე“ და შემდეგ მიიღეთ დავალიანება. ინვოისი შეგიძლიათ გამოწეროთ გაწერამდეც (წინასწარი ანგარიში) და გაწერის შემდეგაც.