აქტივობების დაგეგმვა, მფლობელის რეპორტი და ტელეგრამის ბოტი

ვერსია 2.43.5-დან მენეჯერს და ადმინისტრატორს სამი ახალი ინსტრუმენტი აქვს: „აქტივობები“ (ცენტრის გეგმა), „მფლობელის რეპორტი“ (ყველაფერი ერთ გვერდზე, ნებისმიერ პერიოდზე) და ტელეგრამის ბოტი (დღის მიმოხილვა პირდაპირ მფლობელის ტელეფონზე). მოლარეს ეს გვერდები არ უჩანს.

ვის შეუძლია

ადმინისტრატორს შეუძლია მენეჯერს ცალკეული უფლება მოუხსნას („თანამშრომლები“ → თანამშრომელი → ინდივიდუალური უფლებები). მოლარე ამ გვერდებს ვერ ხსნის, თუნდაც უფლება მიანიჭოთ.

აქტივობები

მენიუ → „მენეჯმენტი“ → „აქტივობები“.

აქტივობა არის ცენტრის ნებისმიერი დაგეგმილი საქმე: შოუ, მასტერკლასი, დასუფთავება, შეხვედრა ან სხვა.

ახალი აქტივობა

1. „ახალი აქტივობა“ (ან დააჭირეთ კალენდარში სასურველ დღეს).
2. „დასახელება“ — მაგ. „ჯადოქრის შოუ“.
3. „ტიპი“ — შოუ / მასტერკლასი / დასუფთავება / შეხვედრა / სხვა (თითოეულს თავისი ფერი აქვს კალენდარში).
4. „თარიღი“, „დაწყება“ და „დასრულება“.
5. „პასუხისმგებელი“ — პროგრამის თანამშრომელი სიიდან, ან „— სხვა / არავინ —“ და სახელი ხელით (მაგ. მოწვეული ანიმატორი).
6. „ზონა / ადგილი“ — მაგ. დიდი დარბაზი, ბატუტი, სცენა.
7. „სტატუსი“ — დაგეგმილი, მიმდინარე, შესრულებული ან გაუქმებული.
8. „გამეორება“ — არ მეორდება / ყოველდღე / ყოველკვირა; საჭიროებისას „ბოლო დღე“.
9. „შენიშვნა“ და „შენახვა“.

კალენდარი და სია

ზემოთ გადამრთველით: დღე, კვირა, თვე ან სია. ისრებით გადადიხართ წინა/შემდეგ პერიოდზე, „დღეს“ — მიმდინარე დღეზე. ორჯერ დაწკაპუნება დღეზე ხსნის ამ დღის ხედს.

იმავე კალენდარში ვარდისფრად ჩანს დაბადების დღეებიც (გვერდიდან „დაბადების დღეები“). ისინი აქ მხოლოდ სანახავია — დაწკაპუნება გადაგიყვანთ „დაბადების დღეების“ გვერდზე.

დღევანდელი გეგმა და შეხსენება

გვერდის თავში — „დღეს“: დღევანდელი აქტივობები ღილაკებით დაწყება (▶) და შესრულებულია (✓). შესრულებული აქტივობა კალენდარში ✓ ნიშნით ჩანს.

მენეჯერს „შემოსვლების“ გვერდზე, აქტიური ვიზიტების დაფის თავში, უჩანს მოკლე ზოლი: დღევანდელი აქტივობები, მომდევნო დღეების გეგმა და ახლო დაბადების დღეები.

განმეორებადი აქტივობა

ყოველდღიური ან ყოველკვირეული აქტივობა ერთი ჩანაწერია. როცა ცალკეულ დღეს ხსნით, სტატუსი ეხება მხოლოდ იმ დღეს (მაგ. დღევანდელი დასუფთავება — შესრულებული), დანარჩენი ველები (დრო, ზონა, პასუხისმგებელი) კი — მთელ სერიას. „წაშლა“ შლის მთელ სერიას.

მფლობელის რეპორტი

მენიუ → „ანალიტიკა“ → „მფლობელის რეპორტი“.

პერიოდი

ღილაკები: დღეს, გუშინ, ეს კვირა, ეს თვე, წინა თვე — ან მიუთითეთ ნებისმიერი თარიღები („დან“ — „მდე“).

რას აჩვენებს

• შემოსავალი — სულ, დაბრუნებების გამოკლებით; გადახდის მეთოდები (ნაღდი, ბარათი, გადარიცხვა, განვადება…) წრიული დიაგრამით.
• სალაროები / მოლარეები — ვინ რამდენი ჩეკი და რა თანხა გაატარა.
• ბავშვები — სულ, დღეში საშუალოდ, ჯგუფები, ბარათით შესვლები; დიაგრამა დღეების მიხედვით და საათების მიხედვით (პიკის საათი); საშუალო ყოფნის დრო; გაყიდული პაკეტები, გაგრძელებები, ბარათის შევსებები და ახალი ბარათები.
• კაფე / ბარი — ჯამი, ჩეკების რაოდენობა, ტოპ 10 პროდუქტი.
• დაბადების დღეები — ჩატარებული, ანგარიშების თანხა, ავანსები, პერიოდის სია და მომავალი დაბადების დღეები.
• თანამშრომლების ფასდაკლებები — ვინ რამდენი ფასდაკლება გასცა (ფასდაკლების ჟურნალიდან), ჩეკებზე ფასდაკლების ჯამი, თანამშრომელი / უფასო გაცემა.
• ხარჯები — კატეგორიების მიხედვით.
• აქტივობები — პერიოდში შესრულებული და მომდევნო 7 დღის გეგმა.
• დღეების ცხრილი — ყოველი დღე: ბავშვები, შემოსავალი, კაფე, დაბადების დღეები და იმ დღის აქტივობები.
• შემოსავლის დიაგრამა დღეების მიხედვით.

PDF, ელ. ფოსტა, ტელეგრამი

• „PDF“ — რეპორტი A4 ფორმატში, ცენტრის სახელით, ლოგოთი და დიაგრამებით. კომპიუტერის პროგრამაში ინახება PDF ფაილად; ბრაუზერიდან გაიხსნება ბეჭდვის ფანჯარა — აირჩიეთ „Save as PDF“ / „PDF-ად შენახვა“.
• „ელ. ფოსტა“ — მიუთითეთ მისამართი; რეპორტი წავა დანართად. ფოსტა იგზავნება ცენტრის საკუთარი ფოსტის სერვერიდან („პარამეტრები“ → „დოკუმენტები და ფოსტა“) — ჯერ ის უნდა იყოს აწყობილი.
• „ტელეგრამში“ — რეპორტის მოკლე შეჯამება და ფაილი წავა ბოტის ყველა ჩატში (იხ. ქვემოთ).

ტელეგრამის ბოტი

„პარამეტრები“ → „ტელეგრამი“ (ადმინისტრატორი) ან „მფლობელის რეპორტი“ → „ტელეგრამი“ ჩანართი (მენეჯერი უფლებით).

აწყობა (2 წუთი)

1. Telegram-ში გახსენით @BotFather, დაწერეთ /newbot და მიეცით ბოტს სახელი. BotFather მოგცემთ ტოკენს (მაგ. 123456789:AA…).
2. ტოკენი ჩასვით ველში „ბოტის ტოკენი“ და დააჭირეთ „შენახვა“. ტოკენი ინახება დაშიფრული — შემდეგ ჩანს მხოლოდ მისი ბოლო სიმბოლოები.
3. გახსენით თქვენი ახალი ბოტი Telegram-ში და მიწერეთ /start. ჯგუფისთვის — დაამატეთ ბოტი ჯგუფში და დაწერეთ ნებისმიერი შეტყობინება.
4. დააჭირეთ „ავტომატურად მოძებნა“ — გამოჩნდება ჩატები, რომლებმაც ბოტს მიწერეს; დაამატეთ საჭირო. ან ჩაწერეთ ჩატის ID ხელით (შეგიძლიათ რამდენიმე — მაგ. მფლობელი და მენეჯმენტის ჯგუფი).
5. „შემოწმება“ — ყველა ჩატში მივა სატესტო შეტყობინება; ქვემოთ ჩანს, სად მივიდა და სად — არა (მიზეზით).
6. ჩართეთ გადამრთველი „ბოტი ჩართულია“.

როდის იგზავნება

• „დღის მიმოხილვის დრო“ — ნაგულისხმევად 23:00.
• „დღის დახურვისას გაგზავნა“ — მიმოხილვა წავა სალაროს დახურვისთანავე (ხელით ან ავტომატური დახურვისას).
• დღეში მხოლოდ ერთხელ: რომელიც ადრე მოხდება.
• „დღის რეპორტის ფაილიც (PDF)“ — შეტყობინებას დაერთვის იმ დღის რეპორტი.
• „ახლავე გაგზავნა“ — დღევანდელი მიმოხილვა ახლავე; „გადახედვა“ — როგორ გამოიყურება.

რა წერია შეტყობინებაში

თარიღი; შემოსავალი და გადახდის მეთოდები; ბავშვების რაოდენობა და პიკის საათი; კაფე / ბარის ჯამი; დღევანდელი დაბადების დღეები; ფასდაკლებები; ხარჯები; შესრულებული აქტივობები და ხვალ დაგეგმილი აქტივობები და დაბადების დღეები.

თუ ინტერნეტი არ არის

ბოტი სალაროს არასოდეს აფერხებს: შეტყობინება ჯერ რიგში დგება და იგზავნება ფონურად. თუ Telegram მიუწვდომელია, პროგრამა მოგვიანებით ხელახლა ცდის (1, 2, 4… წუთში, მაქსიმუმ საათში ერთხელ). „გაგზავნების ჟურნალში“ ჩანს ყოველი შეტყობინების სტატუსი — „გაიგზავნა“, „რიგში“ ან „ვერ გაიგზავნა“ — და შეცდომა; „ხელახლა ცდა“ გზავნის რიგს ახლავე.

ხშირი კითხვები

„ავტომატურად მოძებნა“ ჩატს ვერ პოულობს. ჯერ ბოტს მიწერეთ /start (ან ჯგუფში რამე დაწერეთ) და სცადეთ ხელახლა. თუ ბოტს სხვა პროგრამაც იყენებს (webhook), ჩატის ID ჩაწერეთ ხელით.

„chat not found“. ჩატის ID არასწორია, ან ამ ჩატიდან ბოტისთვის ჯერ არავის მიუწერია.

რეპორტის ფოსტით გაგზავნისას — „SMTP არ არის მითითებული“. ააწყვეთ ფოსტა: „პარამეტრები“ → „დოკუმენტები და ფოსტა“.

რატომ განსხვავდება „შემოსავალი“ და მეთოდების ჯამი? დაბადების დღის ავანსი ფულად ითვლება იმ დღეს, როცა აიღეს; საბოლოო ანგარიშში ავანსით დაფარული ნაწილი მეთოდებში მეორედ აღარ ჩანს.