საწყობის აღრიცხვის პროგრამა — ნაშთები და ინვენტარიზაცია მაღაზიაში

მაღაზიის მოგება თაროზე დევს — და თუ არ იცით, ზუსტად რამდენი და რა დევს, ფულსაც ვერ დაითვლით. საწყობის აღრიცხვის პროგრამა ყოველ შემოსვლასა და გასვლას იწერს, ასე რომ ნაშთი ნებისმიერ წუთს რეალურია. ამ სტატიაში პრაქტიკულად განვიხილავთ, როგორ ააწყოთ ნაშთების აღრიცხვა მაღაზიაში: მიღებიდან ინვენტარიზაციამდე.

რატომ იშლება ნაშთები

სანამ წესებზე ვისაუბრებთ, ღირს იმის გაგება, საიდან ჩნდება სხვაობა სისტემასა და თაროს შორის. ყველაზე ხშირი მიზეზები:

• საქონელი მიიღეს, მაგრამ არ შეიტანეს — ან შეიტანეს სხვა პროდუქტად, სხვა ერთეულით;
• „ერთნაირი“ საქონელი — მოლარე სხვადასხვა გემოს ერთ ღილაკზე ყიდის, რადგან ასე უფრო სწრაფია;
• ჩამოწერის გარეშე გადაყრილი საქონელი — ვადაგასული, დაზიანებული ან თანამშრომლის მიერ აღებული;
• დაბრუნება, რომელიც სისტემაში არ გატარდა;
• წონითი საქონლის დანაკარგი — გამოშრობა, დაჭრა, დაფასოება;
• ქურდობა — როგორც მყიდველის, ისე, სამწუხაროდ, ზოგჯერ შიგნითაც.

კარგი აღრიცხვა ქურდობას თავისით ვერ აჩერებს, მაგრამ დანაკლისს დროულად აჩენს — და ეს უკვე ბევრია.

ნაბიჯი 1: საქონლის მიღება

ყველაფერი მიღებით იწყება. თუ აქ შეცდომაა, შემდეგ არც ნაშთი იქნება სწორი, არც თვითღირებულება.

1. შეამოწმეთ საქონელი დოკუმენტთან — რაოდენობა, ერთეული (ცალი, კილოგრამი, ყუთი) და ფასი.
2. შეიტანეთ შემოსავალი პროგრამაში — იმავე დღეს, არა „შაბათს ყველაფერს ერთად“.
3. მიაბით მომწოდებელს — ასე ჩანს, ვისგან რა შემოვიდა და ვის რამდენი ემართებით.

თუ მომწოდებელი ელექტრონულ ზედნადებს გიგზავნით, ხელით აკრეფა საერთოდ არ არის საჭირო. Activi POS RS.ge-დან იღებს შემოსულ ზედნადებს: პოზიციები საწყობში გადადის, ახალი პროდუქცია ავტომატურად იქმნება, მომწოდებლის ვალი კი აღირიცხება. როგორ მუშაობს ეს დეტალურად — სტატიაში RS.ge ზედნადებები სალაროს პროგრამიდან.

ყურადღება მიაქციეთ ერთეულებს: თუ მომწოდებელი ყუთებით გიწერთ, თქვენ კი ცალობით ყიდით, ეს ერთხელ და სწორად უნდა მოაწყოთ, თორემ ნაშთი ყოველ მიღებაზე აირევა.

ნაბიჯი 2: ჩამოწერა

ყველაფერი, რაც თაროდან წავიდა და არ გაიყიდა, ჩამოწერით უნდა გატარდეს: ვადაგასული რძე, გატეხილი ბოთლი, დაზიანებული შეფუთვა, სატესტო ნიმუში. ჩამოწერის დროს მიუთითეთ მიზეზი — თვის ბოლოს ნახავთ, სად იკარგება ფული: ვადებზე, ტრანსპორტირებაზე თუ შენახვაზე.

წესი მარტივია: ჩამოწერის გარეშე საქონელს ნაგავში არაფერი ყრის. ეს ერთი წესი ინვენტარიზაციის სხვაობების დიდ ნაწილს აქრობს.

ნაბიჯი 3: ინვენტარიზაცია ნაბიჯ-ნაბიჯ

ინვენტარიზაცია არის დათვლილი და სისტემაში არსებული რაოდენობის შედარება. ტიპური მაღაზიისთვის პრაქტიკული თანმიმდევრობა ასეთია:

1. აირჩიეთ დრო — დახურვის შემდეგ ან ნაკლებად დატვირთულ დღეს; დათვლისას გაყიდვა და მიღება ან შეჩერდეს, ან მკაცრად აღირიცხოს.
2. დაამთავრეთ ყველა დოკუმენტი — ყველა მიღებული ზედნადები და ჩამოწერა ინვენტარიზაციამდე უნდა იყოს შეტანილი.
3. დაყავით მაღაზია ზონებად — თაროები, საწყობი, მაცივრები; თითო ზონას თავისი დამთვლელი.
4. დათვალეთ სკანერით — შტრიხკოდით დათვლა ხელით ჩაწერაზე სწრაფია და ნაკლებ შეცდომას იძლევა.
5. შეადარეთ სისტემას — პროგრამა დათვლილ რაოდენობას სისტემაში არსებულს ადარებს და სხვაობას თითოეულ პოზიციაზე აჩვენებს.
6. გადაამოწმეთ დიდი სხვაობები — ხშირად „დანაკლისი“ უბრალოდ სხვა თაროზე დევს ან სხვა პროდუქტად გაიყიდა.
7. დაადასტურეთ შედეგი — ნაშთი სწორდება; სხვაობის ჩამონათვალი შეინახეთ, რომ შემდეგ ინვენტარიზაციაზე შეადაროთ, რომელი პოზიციები მეორდება.

რამდენად ხშირად? სრული ინვენტარიზაცია ბევრი მაღაზიისთვის რამდენიმე თვეში ერთხელ საკმარისია, ხოლო ძვირადღირებული ან „სარისკო“ პოზიციები — მაგალითად, ალკოჰოლი ან სიგარეტი — სჯობს უფრო ხშირად, ნაწილობრივად დაითვალოთ.

ნაბიჯი 4: მინიმალური ნაშთი

ცარიელი თარო დაკარგული გაყიდვაა. თითოეულ პროდუქტს მიუთითეთ მინიმალური ნაშთი — რაოდენობა, რომლის ქვემოთაც შეკვეთა უნდა გაკეთდეს. Activi POS-ში მინიმალური ნაშთის გაფრთხილება ჩაშენებულია, ასე რომ შეკვეთის სიის შედგენა მეხსიერებით აღარ ხდება.

მინიმუმი გაყიდვის სიჩქარეზე და მომწოდებლის მიწოდების ვადაზე ააწყვეთ: თუ დღეში 10 ცალი იყიდება და მომწოდებელი 3 დღეში მოდის, 10 ცალიანი მინიმუმი აშკარად ცოტაა.

ნაბიჯი 5: თვითღირებულება და მარჟა

ნაშთის რაოდენობა მხოლოდ ნახევარი ამბავია. მეორე ნახევარი ფულია: რა დაგიჯდათ საქონელი და რამდენს იგებთ თითოეულზე. როცა შემოსავალი ფასით შედის, პროგრამა თვითღირებულებას ითვლის, ანგარიშებში კი ჩანს მოგება პერიოდით და საუკეთესო პროდუქცია.

ეს საშუალებას გაძლევთ, უპასუხოთ კითხვებს, რომლებზეც Excel-ში საათები დაგჭირდებოდათ: რომელი კატეგორია მოაქვს ყველაზე მეტი მოგება, რომელი საქონელი „ყინავს“ ფულს თაროზე, და ღირს თუ არა ფასდაკლება.

Excel თუ საწყობის აღრიცხვის პროგრამა

ბევრი მაღაზია Excel-ით იწყებს — და ეს ნორმალურია, სანამ პოზიციები ცოტაა. მაგრამ ზრდასთან ერთად განსხვავება მკვეთრი ხდება:

მთავარი განსხვავება ისაა, რომ პროგრამაში გაყიდვა და საწყობი ერთ ბაზაშია: მოლარე ყიდის — ნაშთი თავისით მცირდება.

შემოწმების სია: მოწესრიგებული საწყობი

• ყველა პროდუქტს აქვს უნიკალური შტრიხკოდი ან შიდა კოდი;
• ერთეულები (ცალი, კგ, ყუთი) ერთხელ და სწორად არის აწყობილი;
• მიღება შედის იმავე დღეს, სასურველია — RS.ge ზედნადებიდან;
• ყველა დანაკარგი ჩამოწერით და მიზეზით ტარდება;
• მინიმალური ნაშთი მითითებულია მთავარ პოზიციებზე;
• ინვენტარიზაცია ტარდება გეგმით, სარისკო პოზიციები — უფრო ხშირად;
• მოლარეს არ აქვს ნაშთის შეცვლის და გაყიდვის წაშლის უფლება.

ხშირად დასმული კითხვები

შეიძლება ინვენტარიზაცია მაღაზიის დაუხურავად?

შეიძლება ნაწილობრივ — ზონებით ან კატეგორიებით, დაბალი დატვირთვის საათებში. სრული ინვენტარიზაციისთვის კი სჯობს, დათვლის დროს გაყიდვა და მიღება არ მიმდინარეობდეს, რომ სხვაობა ზუსტი იყოს.

რა ვქნა საქონელზე, რომელსაც შტრიხკოდი არ აქვს?

მიანიჭეთ შიდა კოდი და დაბეჭდეთ საკუთარი ეტიკეტი. როგორ — წაიკითხეთ სტატიაში შტრიხკოდის სკანერი და ეტიკეტის ბეჭდვა.

საწყობის აღრიცხვის პროგრამა ბუღალტერიას ჩაანაცვლებს?

არა, მაგრამ ამარტივებს. Activi-ში ბუღალტერიის მოდული ჩართვისას გაყიდვებს, შესყიდვებს და ხარჯებს ავტომატურად ატარებს; ის შესულია Pro პაკეტში.

რამდენი ღირს Activi POS საწყობით?

საწყობი ყველა პაკეტშია: Standard — 49 ₾, Pro — 89 ₾ თვეში, დღგ-ს გარეშე, პირველი 2 თვე უფასოდ. დეტალები — გვერდზე Activi-ის ფასები და პაკეტები.

დასკვნა

ნაშთების აღრიცხვა არ არის ერთჯერადი ინვენტარიზაცია — ეს ყოველდღიური ჩვევაა: მიღება დროულად, ჩამოწერა მიზეზით, დათვლა გეგმით. სწორი პროგრამა ამ ჩვევას მარტივს ხდის. ჩამოტვირთეთ Activi POS და გამოსცადეთ თქვენს საწყობზე 2 თვე უფასოდ, ან მოითხოვეთ დემო საწყობის აღრიცხვისთვის.