ელექტრონული ზედნადები — რა არის, როდის გჭირდებათ და როგორ ავიცილოთ შეცდომები

ელექტრონული ზედნადები საქართველოში საქონლით მოვაჭრე თითქმის ყველა ბიზნესის ყოველდღიური დოკუმენტია: მასში ჩანს, ვინ ვის რა საქონელი მიაწოდა, რა რაოდენობით და რა ფასად. ზედნადები RS.ge-ს სისტემაში იქმნება და ინახება, და მისი მონაცემები საგადასახადო ორგანოსთვის ხილულია. ამ სტატიაში მარტივად ავხსნით, როდის გეხებათ ზედნადები, როგორ მუშაობს ის და სად უშვებენ ბიზნესები ყველაზე ხშირად შეცდომას.

მნიშვნელოვანი: ზედნადებთან დაკავშირებული წესები, ვალდებულებები და ვადები რეგულირდება კანონმდებლობით და შეიძლება შეიცვალოს. ყოველთვის გადაამოწმეთ მოქმედი წესი rs.ge-ზე ან თქვენს ბუღალტერთან.

რა არის ელექტრონული ზედნადები

ზედნადები არის დოკუმენტი, რომელიც საქონლის მიწოდებას ან გადაადგილებას ადასტურებს. ელექტრონული ფორმით ის RS.ge-ს პორტალზე ან RS.ge-სთან დაკავშირებული პროგრამიდან იწერება და შეიცავს:

• გამყიდველისა და მყიდველის საიდენტიფიკაციო მონაცემებს;
• საქონლის ჩამონათვალს: დასახელება, ერთეული, რაოდენობა, ფასი;
• ტრანსპორტირების მონაცემებს, თუ საქონელი გადაიზიდება;
• თარიღს და სტატუსს.

ზედნადების რამდენიმე სახეობა არსებობს — მაგალითად, ტრანსპორტირებით და ტრანსპორტირების გარეშე მიწოდება, დაბრუნება ან საკუთარი საქონლის შიდა გადაადგილება. რომელი სახეობა შეესაბამება თქვენს ოპერაციას, ეს საკითხი ბუღალტერთან დააზუსტეთ.

როდის გეხებათ ზედნადები

როცა მომწოდებლისგან ყიდულობთ

ეს ყველაზე ხშირი შემთხვევაა მაღაზიისთვის, კაფესთვის თუ რესტორნისთვის. მომწოდებელი წერს ზედნადებს თქვენს სახელზე, თქვენ კი მას RS.ge-ზე ხედავთ როგორც შემოსულს. თქვენი საქმეა, შეამოწმოთ, რომ ზედნადები შეესაბამება რეალურად მიღებულ საქონელს, და დაადასტუროთ ის.

როცა სხვა ბიზნესს ყიდით

თუ საბითუმოდ ან სხვა კომპანიას აწვდით საქონელს, ზედნადებს უკვე თქვენ წერთ. საცალო გაყიდვა ფიზიკურ პირზე, როგორც წესი, სალაროს ჩეკით ფორმდება, თუმცა კონკრეტული შემთხვევის წესი გადაამოწმეთ.

როცა საქონელს გადაადგილებთ

თუ საწყობიდან მაღაზიაში ან ერთი ფილიალიდან მეორეში გადაგაქვთ საქონელი, შეიძლება დაგჭირდეთ შიდა გადაადგილების ზედნადები.

შემოსული ზედნადები: მიღება და დადასტურება

შემოსული ზედნადები მაღაზიისთვის ორ ამოცანას ეხება: ოფიციალურს (დადასტურება RS.ge-ზე) და პრაქტიკულს (საქონლის შეტანა საწყობში). პრაქტიკული თანმიმდევრობა ასეთია:

1. საქონლის მიღებისას შეამოწმეთ — რაოდენობა, დასახელებები და ფასები ზედნადებთან.
2. სხვაობის შემთხვევაში — სანამ დაადასტურებთ, დაუკავშირდით მომწოდებელს, რომ ზედნადები შეასწოროს.
3. დაადასტურეთ RS.ge-ს წესების შესაბამისად.
4. შეიტანეთ საქონელი საწყობში — სასურველია, იმავე ზედნადებიდან, ხელახლა აკრეფის გარეშე.

მეოთხე ნაბიჯი ის ადგილია, სადაც ყველაზე მეტი დრო იკარგება. ხელით აკრეფისას ორმოცპოზიციიან ზედნადებზე ნახევარი საათი მიდის და შეცდომაც ადვილია. ამიტომ ღირს RS.ge ზედნადების პროგრამა, რომელიც შემოსულ ზედნადებს პირდაპირ კითხულობს.

ზედნადების გამოწერა: რას უნდა მიაქციოთ ყურადღება

საკუთარი ზედნადების გამოწერისას ყურადღება მიაქციეთ:

• მყიდველის საიდენტიფიკაციო კოდს — შეცდომით სხვა კომპანიაზე გაწერილი ზედნადები უსიამოვნებაა ორივე მხარისთვის;
• ერთეულს — ცალი, კილოგრამი, ლიტრი თუ ყუთი;
• ფასს და დღგ-ს — ფასი დღგ-ით თუ მის გარეშე, ეს მკაფიოდ უნდა იყოს;
• თარიღს და სტატუსს — ზედნადები ცხოვრების ციკლს გადის (შენახული, აქტიური, დასრულებული), და მისი დროულად დასრულება თქვენი პასუხისმგებლობაა.

ყველაზე ხშირი შეცდომები

ამ შეცდომების უმრავლესობა ერთი მიზეზით ჩნდება: ერთი და იგივე ინფორმაცია ორ ადგილას იწერება ხელით — RS.ge-ზე და თქვენს სისტემაში.

როგორ გეხმარებათ RS.ge ზედნადების პროგრამა

როცა სალაროს ან საწყობის პროგრამა RS.ge-სთან პირდაპირ არის დაკავშირებული, ორმაგი აკრეფა ქრება. Activi POS ზედნადებებს და ანგარიშ-ფაქტურებს იღებს და აგზავნის პირდაპირ პროგრამიდან:

• შემოსული ზედნადებები ჩანს პროგრამაშივე, სიით;
• ზედნადების პოზიციები საწყობში გადადის, ახალი პროდუქცია კი ავტომატურად იქმნება;
• მომწოდებლის ვალი ავტომატურად აღირიცხება;
• პროგრამას ახსოვს, რომელი ზედნადები უკვე შეტანილია;
• გასული ზედნადები იქმნება გაყიდვიდან, ხელახლა აკრეფის გარეშე.

კავშირისთვის საჭიროა RS.ge-ს სერვისის მომხმარებელი, რომელსაც RS.ge-ზე ქმნით და პროგრამის პარამეტრებში უთითებთ. ინტერნეტი მხოლოდ RS.ge-სთან ურთიერთობისას სჭირდება — სალარო ამ დროსაც ყიდის. დაწვრილებით ინტეგრაციის აწყობაზე — სტატიაში RS.ge ზედნადებები და ანგარიშ-ფაქტურები სალაროს პროგრამიდან.

თუ ზედნადებიდან მიღებული საქონლის შემდგომი აღრიცხვა გაინტერესებთ — ჩამოწერა, ინვენტარიზაცია, მინიმალური ნაშთი — წაიკითხეთ საწყობის აღრიცხვის პროგრამა.

ზედნადები და ანგარიშ-ფაქტურა — რით განსხვავდება

ამ ორ დოკუმენტს ხშირად ურევენ ერთმანეთში. ზედნადები საქონლის მიწოდებას ან გადაადგილებას აფიქსირებს — რა, ვის და რა რაოდენობით მიეწოდა. ანგარიშ-ფაქტურა კი, ზოგადად, დღგ-სთან დაკავშირებული დოკუმენტია და დღგ-ის გადამხდელებს შორის ოპერაციებში გამოიყენება. ერთი მიწოდება ხშირად ორივე დოკუმენტს მოითხოვს, მაგრამ ეს დამოკიდებულია მხარეების სტატუსზე და ოპერაციის ტიპზე — კონკრეტულ შემთხვევაში წესი ბუღალტერთან დააზუსტეთ. პრაქტიკული რჩევა ერთია: ორივე დოკუმენტი ერთ სიაში, სტატუსით უნდა ჩანდეს, რომ არც ერთი არ დაგავიწყდეთ.

ზედნადები და ბუღალტერია

ზედნადები არა მხოლოდ საწყობის, არამედ ბუღალტერიის დოკუმენტიცაა: შესყიდვა, მომწოდებლის ვალი, დღგ. თუ ეს მონაცემები პროგრამაში უკვე შესულია, ბუღალტერს აღარ უწევს ზედნადებების ხელით შეგროვება. Activi-ში ავტომატური ბუღალტერიის მოდული ყოველ შესყიდვას ორმაგი ჩანაწერით ატარებს და ჩასათვლელ დღგ-ს პერიოდით აჩვენებს.

ხშირად დასმული კითხვები

ყველა ბიზნესს სჭირდება ელექტრონული ზედნადები?

თითქმის ყველა ბიზნესს, რომელიც საქონელს ყიდულობს ან ყიდის, ზედნადებთან შეხება აქვს — ყოველ შემთხვევაში, შემოსულის სახით. ზუსტი ვალდებულებები დამოკიდებულია ოპერაციის ტიპზე, ამიტომ გადაამოწმეთ rs.ge-ზე ან ბუღალტერთან.

რა ვქნა, თუ ზედნადებში რაოდენობა არ ემთხვევა მიღებულს?

ნუ დაადასტურებთ „როგორც არის“. დაუკავშირდით მომწოდებელს, რომ შეასწოროს ან ახალი გამოწეროს, და მხოლოდ ამის შემდეგ დაადასტურეთ და შეიტანეთ საქონელი საწყობში.

შეიძლება ზედნადების გამოწერა პირდაპირ სალაროს პროგრამიდან?

დიახ, თუ პროგრამას RS.ge ინტეგრაცია აქვს. Activi POS-ში გასული ზედნადები გაყიდვიდან იქმნება და RS.ge-ზე იგზავნება.

რამდენი ღირს Activi POS RS.ge ინტეგრაციით?

RS.ge უკვე Standard პაკეტშია — 49 ₾ თვეში, დღგ-ს გარეშე, პირველი 2 თვე უფასოდ. ყველა პაკეტი იხილეთ გვერდზე Activi-ის ფასები და პაკეტები.

შეჯამება

ელექტრონული ზედნადები თავისთავად რთული არ არის — პრობლემები იქ იწყება, სადაც ერთი და იგივე მონაცემი ორჯერ იწერება. როცა ზედნადები პირდაპირ პროგრამაში შემოდის, ნაშთი, თვითღირებულება და მომწოდებლის ვალი ერთდროულად სწორდება. მოითხოვეთ Activi POS-ის დემო და ნახეთ, როგორ შემოვა თქვენი მომწოდებლის ზედნადები საწყობში რამდენიმე წამში.