სასტუმროს მართვის სისტემა (PMS) — რა არის და როგორ ავირჩიოთ

სასტუმროს მართვის სისტემა, ანუ PMS (Property Management System), სასტუმროს „ოპერაციული ცენტრია“: აქ ინახება ნომრები, ჯავშნები, სტუმრები და ყველა თანხა, რომელიც სტუმარს ეკუთვნის გადასახდელად. ამ სტატიაში აგიხსნით, რომელ პროცესებს ფარავს PMS, რომელი მაჩვენებლები უნდა ადევნოთ თვალი და როგორ აირჩიოთ სისტემა მცირე სასტუმროსთვის ან საოჯახო სასტუმროსთვის.

რა არის PMS და რატომ არ ჰყოფნის Excel

მცირე სასტუმროები ხშირად რვეულით ან Excel-ის ცხრილით იწყებენ: სვეტებად დღეები, სტრიქონებად ნომრები. ეს მუშაობს, სანამ ნომრები ცოტაა და ჯავშნებს ერთი ადამიანი იღებს. როგორც კი რეცეფციაზე ცვლები ჩნდება, ცხრილი მრავლდება, და იწყება ორმაგი ჯავშნები, დავიწყებული მინიბარი და გაწერისას გაურკვეველი ანგარიში.

PMS ამ ყველაფერს ერთ ბაზაში აერთიანებს: ნომრის სტატუსი, ჯავშანი, სტუმარი და მისი ანგარიში ერთმანეთთან არის დაკავშირებული. ერთი ცვლილება — მაგალითად, სტუმრის შესახლება — ყველგან ერთდროულად აისახება.

PMS-ის ძირითადი პროცესები

ნომრების ფონდი

ყველაფერი ნომრების სიით იწყება: სართული, ნომრის ტიპი (ერთადგილიანი, ორადგილიანი, ლუქსი), ტევადობა და ფასი. კარგ სისტემაში ერთი შეხედვით ჩანს, რომელი ნომერია თავისუფალი და რომელი დაკავებული.

ჯავშნები

ჯავშანი არის ნომერი + თარიღები + სტუმარი + ფასი. სისტემამ არ უნდა დაუშვას, რომ ერთსა და იმავე ნომერზე, ერთსა და იმავე ღამეს ორი ჯავშანი გაკეთდეს — ეს ორმაგი ჯავშნისგან დაცვის საფუძველია.

შესახლება და გაწერა

შესახლებისას (check-in) ჯავშანი „ცოცხალ“ სტუმრად იქცევა და ნომერი დაკავებულად ინიშნება. გაწერისას (check-out) სტუმარი იხდის ანგარიშს, ნომერი კი თავისუფლდება შემდეგი სტუმრისთვის.

სტუმრის ანგარიში (ფოლიო)

ფოლიო არის სტუმრის „ღია ანგარიში“ ყოფნის განმავლობაში: ღამეები, მინიბარი, მომსახურება ნომერში, რესტორანი. როცა ყველაფერი ერთ ანგარიშზე გროვდება, გაწერა ერთ წუთს ითხოვს და სადავო არაფერი რჩება.

დასუფთავების სტატუსი

ბევრ PMS-ში ნომერს დასუფთავების სტატუსიც აქვს: „სუფთა“, „დასალაგებელი“, „შემოწმებული“. ეს ზოგადი პრაქტიკაა, რომელიც დიდ სასტუმროებში დიასახლისების სამსახურთან კოორდინაციას ამარტივებს. მცირე სასტუმროში ხშირად საკმარისია, რომ რეცეფციამ იცოდეს, რომელი ნომერი გათავისუფლდა დღეს — და დამლაგებელს ეს სია გადასცეს.

სასტუმროს მთავარი მაჩვენებლები: დატვირთვა, ADR, RevPAR

სასტუმროს მართვის სისტემაში შეგროვებული ჯავშნები და შემოსავალი საშუალებას გაძლევთ დაითვალოთ სამი მაჩვენებელი, რომლითაც სასტუმრო ბიზნესი ფასდება:

მაგალითი

წარმოვიდგინოთ 12-ნომრიანი სასტუმრო 30-დღიან თვეში (ციფრები პირობითია):

• ხელმისაწვდომი ღამე-ნომრები: 12 × 30 = 360;
• გაყიდული ღამე-ნომრები: 234;
• ნომრების შემოსავალი: 32 760 ₾.

შედეგი:

• დატვირთვა: 234 ÷ 360 = 65%;
• ADR: 32 760 ÷ 234 = 140 ₾;
• RevPAR: 32 760 ÷ 360 = 91 ₾ (იგივეა, რაც 65% × 140 ₾).

რატომ არის RevPAR მნიშვნელოვანი? იმიტომ, რომ ის დატვირთვასა და ფასს ერთად აფასებს. თუ ფასს დასწევთ 120 ₾-მდე და დატვირთვა 80%-მდე გაიზრდება, RevPAR 96 ₾ გახდება — ანუ ფასის შემცირება ამ შემთხვევაში გამართლებულია. თუ დატვირთვა მხოლოდ 70%-მდე გაიზრდება, RevPAR 84 ₾-მდე ჩამოვა და წამგებიანი გამოდის. ეს გათვლები მხოლოდ მაშინ არის სანდო, როცა ყველა ჯავშანი და ყველა გადახდა ერთ სისტემაში ფიქსირდება.

როგორ ავირჩიოთ PMS მცირე სასტუმროსთვის

დიდი სასტუმროსთვის შექმნილი სისტემა მცირე სასტუმროსთვის ხშირად ზედმეტად რთული და ძვირია. არჩევისას შეამოწმეთ:

• სიმარტივე — რეცეფციონისტმა პირველივე დღეს უნდა შეძლოს ჯავშნის გაკეთება და სტუმრის გაწერა;
• ორმაგი ჯავშნისგან დაცვა — დაკავებულ ნომერზე მეორე ჯავშანი არ უნდა გაკეთდეს;
• სტუმრის ერთიანი ანგარიში — ღამეები და დამატებითი მომსახურება ერთად;
• ფისკალური ჩეკი და ბარათით გადახდა — პროგრამიდანვე, ცალკე აპარატზე ხელით აკრეფის გარეშე;
• ინტერნეტის გარეშე მუშაობა — რეცეფცია არ უნდა გაჩერდეს, როცა ინტერნეტი ითიშება;
• რესტორანთან და ბართან კავშირი — თუ გაქვთ, ერთ ბაზაზე;
• ბუღალტერია — რომ ყოველი გადახდა ავტომატურად აისახოს;
• ონლაინ არხები — თუ ჯავშნების დიდი ნაწილი ონლაინ პლატფორმებიდან მოდის, წინასწარ გაარკვიეთ, როგორ მოხვდება ისინი სისტემაში.

ბოლო პუნქტი განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია: სხვადასხვა სისტემა ონლაინ არხებთან სხვადასხვანაირად მუშაობს, ამიტომ დემოს დროს ყოველთვის იკითხეთ ეს პირდაპირ.

რას ფარავს Activi Hotel

სასტუმროს პროგრამა Activi Hotel შექმნილია მცირე და საშუალო სასტუმროებისთვის, ჰოსტელებისთვის და საოჯახო სასტუმროებისთვის და ფოკუსირებულია შიდა ოპერაციებზე:

• ნომრები და სართულები — ტიპი, ტევადობა და ფასი; თავისუფალი და დაკავებული ნომრები ერთი შეხედვით;
• ჯავშნები — თარიღებით, შესახლებით და გაწერით;
• სტუმრის ანგარიში — ღამეები, მინიბარი და მომსახურება ერთ ანგარიშზე, გაწერა ერთი ღილაკით;
• სალარო — გადახდა ნაღდით ან ბარათით, ჩეკი ფისკალურ აპარატზე.

ონლაინ პლატფორმებიდან შემოსული ჯავშანი Activi Hotel-ში რეცეფციას შეაქვს. თუ გინდათ, რომ სტუმრებმა ჯავშნის მოთხოვნა პირდაპირ თქვენი საიტიდან გამოგიგზავნონ, Activi-ის გუნდი სასტუმროს ვებგვერდსაც შექმნის — ნომრის ჯავშნის მოთხოვნის ფორმით და შეტყობინებით Telegram-ში.

სასტუმრო და რესტორანი ერთ ბაზაზე

თუ სასტუმროს რესტორანი, კაფე ან ბარი აქვს, Activi Hotel და Activi Rest ერთ ბაზაზე მუშაობენ: საწყობი, თანამშრომლები და ბუღალტერია საერთოა, მოდულები კი ლიცენზიით ირთვება. ბუღალტერიის მოდულით ყოველი გადახდა ავტომატურად ტარდება ორმაგი ჩანაწერით.

ფასი

Standard პაკეტი ერთი პროგრამით და ერთი სალაროთი 49 ₾ ღირს თვეში, Pro ბუღალტერიით — 89 ₾, Enterprise ყველა მოდულით — 149 ₾-დან. ფასები დღგ-ის გარეშეა, პირველი 2 თვე უფასოა. დეტალურად — Activi-ის ფასები და პაკეტები.

ხშირად დასმული კითხვები

რა განსხვავებაა PMS-სა და ჯავშნების პროგრამას შორის?

ჯავშნების პროგრამა მხოლოდ კალენდარს მართავს. PMS ჯავშანს აკავშირებს სტუმრის ანგარიშთან, სალაროსთან და ანგარიშგებასთან — ანუ ფარავს სტუმრის მთელ გზას ჯავშნიდან გაწერამდე.

საოჯახო სასტუმროს 5–6 ნომრით PMS სჭირდება?

თუ ჯავშნებს ერთი ადამიანი იღებს და დამატებითი მომსახურება არ გაქვთ, ცხრილიც საკმარისია. მაგრამ როგორც კი ჩნდება რამდენიმე თანამშრომელი, მინიბარი, საუზმე ან ფისკალური ჩეკის საჭიროება, სისტემა დროს და შეცდომებს ზოგავს.

როგორ დავთვალო RevPAR, თუ ნომრებს სხვადასხვა ფასი აქვს?

RevPAR ყოველთვის ნომრების ჯამური შემოსავლიდან ითვლება, გაყოფილი ყველა ხელმისაწვდომ ღამე-ნომერზე — ფასების სხვაობა შემოსავალშივე აისახება. საუზმე, მინიბარი და რესტორანი ჩვეულებრივ ცალკე აღირიცხება და RevPAR-ში არ შედის.

შემიძლია სასტუმრომ და რესტორანმა ერთი პროგრამა გამოიყენონ?

დიახ — Activi-ში სასტუმრო და რესტორანი ერთ ბაზაზე მუშაობს, მოდულები ლიცენზიით ირთვება.

შეჯამება

კარგი სასტუმროს მართვის სისტემა არ არის ყველაზე მეტი ფუნქციის მქონე პროგრამა — ეს არის სისტემა, რომელსაც თქვენი რეცეფცია ყოველდღე უშეცდომოდ გამოიყენებს და რომელიც დატვირთვის და შემოსავლის ზუსტ სურათს გაძლევთ. მცირე სასტუმროს ყოველდღიურ პრობლემებზე წაიკითხეთ სტატია სასტუმროს მართვის პროგრამა მცირე სასტუმროსა და ჰოსტელისთვის. მოითხოვეთ Activi Hotel-ის დემო — გაჩვენებთ თქვენი ნომრების მაგალითზე, ან ჩამოტვირთეთ პროგრამა და სცადეთ 2 თვე უფასოდ.